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Sie sind eingestellt: unser 3-stufiger Onboarding-Prozess
Die Notwendigkeit, einen klaren und strukturierten Onboarding-Prozess zu schaffen, ergab sich, nachdem wir einige negative Erfahrungen bei der Einstellung gemacht hatten.
von:
fuckupnights
Nach einer Reihe von privaten Veranstaltungen mit einem großen Unternehmenspartner erhielten wir eine E-Mail, die uns wirklich überraschte. „Wir würden gerne mehr über euren Onboarding-Prozess erfahren.“ Angesichts der Größe des Partners fühlten wir uns alle durch diese Anfrage sehr geschmeichelt, besonders ich, da ich das Glück hatte, an diesem Prozess mitzuarbeiten, seit ich die Leitung des Bereichs Personal und Verwaltung bei Fuckup Nights übernommen hatte.
Nach einem interessanten Gespräch mit unserem Partner habe ich darüber nachgedacht, wie glücklich wir uns schätzen können, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die bescheiden, ehrlich und lernbegierig sind. Ich habe auch darüber nachgedacht, wie wichtig es ist, Erkenntnisse weiterzugeben – schließlich war es das Wissen anderer, das uns dabei geholfen hat, den Prozess aufzubauen, den wir heute haben.
Deshalb haben wir uns entschlossen, die 3-Stufen-Formel unseres Onboarding-Prozesses mit euch zu teilen, in der Hoffnung, dass sie euch als Anregung für eigene Ideen und Prozesse dienen kann.
Die Notwendigkeit, einen klaren und strukturierten Einarbeitungsprozess zu entwickeln, ergab sich, nachdem wir einige negative Erfahrungen bei der Personalbeschaffung gemacht hatten. Wir hatten die falschen Leute eingestellt und brauchten zu lange, um unseren Fehler zu erkennen. Wir wuchsen sehr schnell, und damit ging die dringende Notwendigkeit einher, neue Teammitglieder einzustellen, wobei uns kaum Zeit blieb, über die beste Vorgehensweise nachzudenken. In der Eile, mehr „Mitarbeiter an Bord“ zu holen, haben wir die Auswahl- und Einarbeitungsprozesse überstürzt durchgeführt. Das war unser Fehler!
Um diesen Fehler in Zukunft zu vermeiden, haben wir uns schlau gemacht, und ich habe das Webinar „5 einfache Strategien für die Einstellung besserer Mitarbeiter“ bei Entreleadership besucht. Dort wird folgender Punkt besonders hervorgehoben: Entscheide dich immer für Leidenschaft statt für Erfahrung, denn du stellst keine Maschine ein, die nur nach einem J-O-B sucht. Du brauchst ein Teammitglied, das sich voll und ganz für dein Unternehmen einsetzt, und auf diese Person lohnt es sich immer zu warten.
Vor diesem Hintergrund haben wir erkannt, wie wichtig ein strukturierter Einarbeitungsprozess ist. Dieser trägt dazu bei, jedes neue Teammitglied auf den „Erfolg“ vorzubereiten, und liefert aufschlussreiche Informationen über die eingestellte Person und darüber, wie sie sich in das Unternehmen einfügen kann.
Wir haben uns die bewährten Verfahren einiger führender Arbeitgeber angesehen; so gilt beispielsweise Google als einer der besten Arbeitgeber, wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht. Besonders hervorzuheben ist dabei die „Google Just-in-Time-Checkliste für die Einarbeitung“, die dabei hilft, den Prozess zu priorisieren und im Team ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln.
Julio (unser COO und Mitbegründer) hat uns einige hilfreiche Onboarding-Praktiken von Cirklo (einem Nebenprojekt) vorgestellt, und auf dieser Grundlage haben wir unseren Prozess entwickelt.
Nach demPrinzip „Keep it simple“
Unser Onboarding-Prozess umfasst drei einfache Phasen: vor, während und nach dem Onboarding.
Zuvor: Das beginnt an dem Tag, an dem wir sagen: „Du bist eingestellt!“ Zunächst sorgen wir dafür, dass sich der neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlt. Wir senden ihm eine E-Mail, in der wir ihm die wichtigsten Ansprechpartner vorstellen, die ihn während seiner Einarbeitungsphase unterstützen werden. Vor seinem ersten Arbeitstag schicken wir ihm dann eine weitere E-Mail, in der wir ihn willkommen heißen und ihm den Ablauf des ersten Tages sowie die Tools erläutern, die er für den Arbeitsbeginn benötigt.
Diese E-Mails sind wichtig, um ein Gefühl der Dringlichkeit und Priorität für den Onboarding-Prozess zu vermitteln (wie von Google betont). Wir möchten, dass sich jedes neue Teammitglied im Team wohlfühlt, aber auch gut vorbereitet ist und einen erfolgreichen Start in seiner neuen Rolle hat.
Während der Einarbeitungsphase: Wir planen den ersten Tag, die erste Woche und die ersten drei Monate. In Abstimmung mit dem Vorgesetzten erstellen wir einen Zeitplan, der es jedem Einzelnen ermöglicht, die „Fuckup-Kultur“ zu verstehen und sich mit seiner Rolle und seinen Aufgaben vertraut zu machen. Dieser Teil ist wichtig, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter verstehen, wer wir sind und wofür wir stehen. Außerdem müssen wir sie für die Aufgaben schulen, für die wir sie eingestellt haben.
Wie bereits erwähnt, haben wir in der Vergangenheit einige schlechte Erfahrungen gemacht; der schwierigste Teil besteht darin, sicherzustellen, dass die „kulturelle Passung“ stimmt. Deshalb legen wir in dieser Phase des Onboarding-Prozesses den Schwerpunkt auf die Unternehmenskultur – so können wir mögliche Warnsignale frühzeitig erkennen.
Danach: Wir haben eine dreimonatige Probezeit. Während dieser Zeit stellen wir unsere neuen Mitarbeiter immer wieder vor neue Herausforderungen und führen monatliche Leistungsgespräche durch, um zu sehen, was sie gut machen, wo sie sich verbessern können und wie sie sich bei Fuckup einleben. Als letzten Schritt gratulieren wir ihnen und heißen sie noch einmal herzlich willkommen.
Die Probezeit ist der wichtigste Aspekt des Einarbeitungsprozesses, da sie uns dabei hilft, einzuschätzen, wie gut sich die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter in das Team einfügt und wie gut sie oder er für die Position geeignet ist. Außerdem ermöglicht sie es uns, entsprechend zu reagieren, wenn etwas nicht gut läuft.
Wir hoffen, dass diese Informationen hilfreich sind. Dies ist ein fortlaufender Prozess; wir überprüfen sie regelmäßig und bemühen uns, sie so aktuell wie möglich zu halten. Wie Sie wissen, may das, was bei uns funktioniert, may bei Ihnen funktionieren, aber wir teilen unsere Vorgehensweise gerne mit Ihnen und diskutieren darüber.
Teilt uns mit, wie ihr die Einarbeitung neuer Mitarbeiter handhabt. Was sind eure Herausforderungen und Erfolge? Lasst uns gemeinsam lernen und bewährte Verfahren austauschen.
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