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Ups, beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen.
Aus diesem Grund haben wir bei Fuckup Inc beschlossen, einen Leitfaden für die Arbeit im Homeoffice zu erstellen. Wir danken Trello und Zoom für die Inspiration und die Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse und hoffen, dass dieser Leitfaden auch euch weiterhilft.
Bleib bei deinen Routinen
Einer der häufigsten Tipps lautet, sich an einen festen Tagesablauf zu halten. Einer der Vorteile der Arbeit von zu Hause aus ist, dass man sich selbst besser kennenlernt und herausfindet, zu welchen Zeiten man am produktivsten ist. Es wird empfohlen, den Tag so zu beginnen, als würde man ins Büro gehen:
Aufstehen, Sport treiben, duschen, frühstücken und dann mit der Arbeit beginnen. Es ist wichtig, eine Routine zu haben und den Tag zu strukturieren.
Legen Sie die Arbeitszeiten fest und planen Sie Zeit für Mahlzeiten und Pausen ein.
Richte dir zu Hause ein „Büro“ ein. Es ist sinnvoll, einen eigenen Arbeitsbereich zu haben, der von den privaten Räumen (wie deinem Schlafzimmer) getrennt ist; so fällt es dir leichter, dich richtig von der Arbeit zu lösen.
Um konzentriert zu bleiben, solltest du versuchen, nicht länger als 45 Minuten am Stück zu arbeiten. Pomodoro ist eine Methode, mit der du Arbeits- und Pausenintervalle festlegen kannst.
Wie an jedem anderen Arbeitstag auch musst du deinen Arbeitstag abschließen. Das ist entscheidend für deine psychische Gesundheit und dein Wohlbefinden. Wenn du mit der Arbeit fertig bist, schalte ab und genieße deine Freizeit. Schalte alle Chat- und E-Mail-Benachrichtigungen aus.
4 Tipps für eine effektive Kommunikation
Wenn man im Homeoffice arbeitet, vor allem wenn es das erste Mal ist, sollte man besonders viel kommunizieren. Wenn du dir unsicher bist, ob du etwas fragen oder klären solltest, tu es einfach! Das Wichtigste dabei ist eine klare Kommunikation, deshalb musst du sicherstellen, dass Ideen, Aufgaben und Ziele für alle klar sind.
Fuckup-Tipp Nr. 1: Bei Fuckup organisieren wir unsere Arbeit mithilfe von OKRs. Diese sorgen für Klarheit hinsichtlich unserer Ausrichtung und zeigen auf, wie die Arbeit jedes Einzelnen dazu beiträgt, das Ziel der gesamten Organisation zu erreichen.
Wenn wir im Homeoffice arbeiten, ist es wichtig, dass wir den Umstand ausgleichen, dass wir uns nicht mehr zufällig auf dem Flur oder beim Mittagessen begegnen, um Ideen auszutauschen und uns zu unterhalten. Aus diesem Grund brauchen wir ein Kommunikations-Tool.
Fuckup-Tipp Nr. 2: Wir nutzen Slack – es ist unser wichtigstes Kommunikationsmittel und hilft uns, den Mangel an persönlichen Begegnungen auszugleichen.
Es ist unerlässlich, einen klaren Kommunikationsprozess zu haben und je nach Priorität und Dringlichkeit der jeweiligen Mitteilung bestimmte Kanäle zuzuweisen. Das bedeutet, den richtigen Zeitpunkt und Kanal für Ihre Nachricht (Chat, Videoanruf oder E-Mail) zu wählen, um eine Überlastung zu vermeiden und den Arbeitsablauf nicht zu stören.
Fuckup-Tipp Nr. 3: Bei Fuckup haben wir unsere Kanäle wie folgt benannt:
Slack ist der wichtigste Kanal für die Kommunikation.
Persönlich (wenn möglich) für Teambesprechungen und gemeinsame Ideenentwicklung.
Videokonferenzen für Brainstorming, Teambesprechungen und den Austausch von Ideen und neuen Abläufen, über die das gesamte Team informiert sein muss.
E-Mails dienen dem Austausch wichtiger Dokumente, der Übermittlung offizieller Mitteilungen und dem Versand wöchentlicher Berichte.
Fuckup-Tipp Nr. 4: Bei Fuckup halten wir wöchentliche Teambesprechungen, Einzelgespräche, monatliche Besprechungen ab, um uns über die Fortschritte der einzelnen Bereiche bei der Erreichung ihrer Ziele auszutauschen, sowie vierteljährliche Besprechungen, um die Endergebnisse vorzustellen und die nächsten Schritte zu besprechen.
Teamdynamik
Einer der häufigsten Mythen über Remote-Arbeit ist, dass Mitarbeiter nicht arbeiten würden und faul seien – genau das ist der Grund, warum so viele Unternehmen Vorbehalte gegenüber Remote-Arbeit haben. Dieses Gefühl ist das Tabuthema, mit dem auch wir irgendwann zu kämpfen hatten. Wir wissen, dass der Schlüssel hier das Vertrauen liegt, das man seinem Team entgegenbringt.
Wie können Sie Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein in Ihrem Team aufbauen? Sorgen Sie für klare Ziele und Unternehmenswerte. Wenn jeder weiß, warum er Teil des Unternehmens ist, wie sich seine Arbeit auf andere auswirkt und zur Erreichung der Ziele beiträgt, kann er von zu Hause oder aus einem Café in Thailand arbeiten, ohne den Fokus zu verlieren.
Bei Fuckup Nights haben Fuckup Nights flexible Arbeitszeiten, das bedeutet:
Wir legen die Arbeitszeiten entsprechend unserem Hauptsitz in Mexiko-Stadt fest und bitten das Team, sich so viele dieser Stunden wie möglich einzuloggen. Dies trägt dazu bei, dem Team ein Zeichen des Vertrauens zu senden.
Es ist wichtig, die Teammitglieder zu berücksichtigen, die in anderen Ländern arbeiten. Wir haben ein Team auf Mallorca, Spanien, und ein Teammitglied in Argentinien. Sie richten ihre Arbeitszeiten nach den Teammeetings aus. Flexible Arbeitszeiten sind entscheidend.
Wir haben ein klares Ziel vor Augen und haben unsere Zielsetzungen darauf abgestimmt. Diese Zielsetzungen und unser Ziel helfen uns dabei, unsere OKRs für die einzelnen Bereiche festzulegen. Wir halten vierteljährlich eine Besprechung ab, um die OKRs zu überprüfen, unsere Erfolge zu teilen und die nächsten Schritte festzulegen.
Jeder Einzelne sendet jeden Freitag einen Wochenbericht; darin teilen wir unsere Ergebnisse, Herausforderungen und Chancen der Woche mit.
Auf Slack haben wir verschiedene Kanäle; einer davon heißt „Random“. Dort tauschen wir allerlei Informationen aus, von Memes bis hin zu Familienfotos. Das hilft uns auch dabei, die Zeit zu überbrücken, die wir nicht gemeinsam verbringen.
Man sollte nicht vergessen, dass die Arbeit im Homeoffice für Ihr Unternehmen stets neue Herausforderungen mit sich bringt, beispielsweise die Frage, wie man eine Teamdynamik schafft, die Kreativität und Wachstum fördert. Aus diesem Grund empfehlen wir, Prozesse und Systeme einzurichten, die Verantwortungsbewusstsein, Führungsqualitäten und Eigeninitiative fördern. Auf diese Weise müssen Sie nicht in jede Kleinigkeit eingreifen.
Werkzeuge für die Teamdynamik
Sobald uns die aktuelle Krise dazu zwang, auf Homeoffice umzustellen, haben wir einen Slack-Kanal eingerichtet, um unsere täglichen Prioritäten zu kommunizieren. Das ist nützlich, um dem Team mitzuteilen, wie wir unsere Arbeit erledigen: Wir senden vor dem Mittagessen und am Ende des Arbeitstages eine Nachricht.
Hier sind einige Tools, die wir als nützlich empfinden:
Google Docs zum Erstellen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen usw. Google bietet eine Unternehmensplattform namens G-Suite an.
Trello zur Organisation von Projekten und Aufgaben.
Asana und Basecamp sind Programme zur Unterstützung des Projektmanagements. Diese Tools eignen sich hervorragend, wenn du dich dazu entscheidest, dauerhaft zu 100 % auf Remote-Arbeit umzusteigen.
Videoanrufe und Besprechungen
Wenn wir Meinungen einholen oder Klarheit über etwas gewinnen möchten, ist ein Videoanruf immer die beste Möglichkeit, denn so können wir uns gegenseitig sehen, was das Verständnis erleichtert. Außerdem eignet sich Video hervorragend zum Wissensaustausch: Man kann ein Tutorial erstellen oder die Verwendung eines Tools oder Programms demonstrieren.
Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Besprechungen und die Zeit mit dem Team planen, setzen Sie Prioritäten und prüfen Sie, ob ein Videoanruf dazu beitragen kann, Ihre Abläufe zu beschleunigen. Denken Sie daran: Niemand möchte sagen: „Diese Besprechung hätte auch per E-Mail stattfinden können“.
Denk daran, dir zu Hause einen Platz für Videokonferenzen einzurichten. Such dir einen ruhigen und gut beleuchteten Ort aus und benutze möglichst Kopfhörer, damit du nichts verpasst. Hier findest du einen Artikel mit einigen Tipps, wie du deine Videokonferenzen mit Hangouts Meet verbessern kannst.
Fuckup-Tipp: Vergiss nicht, authentisch und menschlich zu bleiben. Wir können nicht alles kontrollieren, was bei uns zu Hause passiert – manchmal weinen die Kinder, der Hund bellt, jemand klingelt an der Tür usw. Wenn du Einblicke in dein Leben gibst, stärkt das den Teamgeist (und es ist lustig).
Privat- und Berufsleben
Einer der Vorteile der Telearbeit ist die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben dank flexibler Arbeitszeiten. Hier sind einige bewährte Methoden, die wir intern anwenden, um den Tag besser zu organisieren, wenn die Familie dabei ist:
Yannick Kwick, unser Global Sales Lead, ist Vater. An den Tagen, an denen seine Tochter bei ihm ist, versucht er, weniger Telefonate zu führen, damit er tagsüber mehr Zeit mit ihr verbringen kann. Er arbeitet dafür länger am Abend und teilt dies dem Team mit.
Wir wissen, dass es aufgrund der Teamarbeit nicht immer einfach ist, den Tag ohne Telefonate zu planen. Ein weiterer Tipp ist, nach lehrreichen Programmen oder Inhalten für Ihre Kinder zu suchen, während Sie telefonieren – damit sind sie auf gesunde Weise beschäftigt. Nicht jede Bildschirmzeit ist schlecht.
Während unseres Webinars zum Thema „Resilienz in Krisenzeiten“ erzählte einer unserer Partner, dass er bestimmte Zeitfenster für seine Kinder reserviert und diese Termine fest in seinem Kalender einträgt. Auf diese Weise kann er tatsächlich wertvolle Zeit mit seinen Kindern verbringen und sich gleichzeitig auf die Arbeit konzentrieren.
Denk daran: Bleib authentisch. Wir sind alle nur Menschen, und manchmal wird das Leben kompliziert. Hier ist ein interessanter Forbes-Artikel, der sich eingehender mit dem Thema Work-Life-Balance befasst.
Lerne dein Team kennen
Es ist wichtig, die Persönlichkeiten in Ihrem Team zu kennen, denn dies erleichtert die Planung von Besprechungen sowie die Festlegung von Terminen und Methoden, um mit ihnen in Kontakt zu treten.
Der Einfachheit halber können wir drei Persönlichkeitstypen unterscheiden: Introvertierte, Extrovertierte und Ambivertierte (eine Kombination aus den beiden erstgenannten)
Fuckup-Tipp: Jedes Team bei Fuckup Nights seine Meetings anders und entsprechend seinen Bedürfnissen. Das Movement-Team beispielsweise trifft sich gerne jeden Tag zu einem 15-minütigen Meeting, um sich auszutauschen und Prioritäten zu setzen.
Der Grund, warum man die Persönlichkeiten der Teammitglieder berücksichtigen sollte, ist folgender: Wenn man viele extrovertierte Personen im Team hat, muss man wahrscheinlich zusätzliche Videokonferenzen einplanen und vielleicht mehr Besprechungen ansetzen, damit sie sich eingebunden fühlen.
Ich hoffe, dieser Leitfaden ist für Sie hilfreich. Wir empfehlen Ihnen, einen eigenen Leitfaden zu erstellen, um für Klarheit in Ihrem Team zu sorgen, und dabei auch die für Sie am besten geeigneten Vorgehensweisen zu berücksichtigen.
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