Was passiert, wenn ein scheinbar „strategischer Schritt“ zur Ursache für Erschöpfung in deinem Team wird?

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👤 Wer

Melissa Tuplin ist seit 2014 Mitglied des Teams für kommunale Investitionen bei Calgary Arts Development und derzeit Leiterin des Bereichs Kommunale Investitionen und Wirkung.

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Sie interessiert sich für innovative und aufkommende Ansätze in der Programmgestaltung, die auf sektorbezogener Forschung und Wirkungsmessung basieren. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung von Förderprogrammen, die beziehungsorientiert und relevant sind und auf Versöhnung, Gerechtigkeit, Vielfalt, Inklusion und Barrierefreiheit beruhen.

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FuN: Wie würdest du „Misserfolg“ persönlich definieren? ‍

Melissa: Für mich ist ein Misserfolg eine schmerzhafte Erinnerung daran, dass niemand perfekt ist.

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FuN: Wie sah deine Situation vor dieser Begebenheit aus?

Melissa: Im Frühjahr 2021 haben meine damalige Vorgesetzte und ich ein Ausschreibungsverfahren zur Auswahl eines neuen Fördermittelverwaltungssystems gestartet.

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Ich war im Bereich Kunst und öffentlicher Sektor tätig und habe dort durch Finanzierungen gemeinnützige Investitionen und Wirkungsergebnisse vorangetrieben, doch unser bisheriges System reichte nicht mehr aus. Wir benötigten bessere Berichte, eine leistungsfähigere Datenbank und eine stabilere Infrastruktur.

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Das neue System erforderte einen erheblichen Entwicklungsaufwand, um alles einzurichten und zudem die Daten von der alten Plattform zu übertragen und zu bereinigen. Doch nachdem wir mit anderen Gemeinden gesprochen hatten, wussten wir, dass der Nutzen den Aufwand überstieg.

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Kurz nach der Unterzeichnung der Vereinbarung kündigte meine Chefin.

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Man bat mich, die Rolle der Interimsleiterin zu übernehmen, kaum 18 Monate nachdem ich die Leitung des Bereichs übernommen hatte. Ich befand mich noch mitten in der Umstellungsphase: Ich musste mich von einer Kollegin zur Teamleiterin wandeln, das Team neu aufbauen, Mitarbeiter aus der Ferne einstellen und mich an unternehmensweite Prozesse anpassen.

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Dies führte zu einer Reihe verpasster Chancen und Fehlentscheidungen, die im Nachhinein hätten vermieden werden können.

🚩 Warnsignale

🚩 Das erste Mal war bei der ersten Besprechung mit dem externen Entwickler. Es war ganz offensichtlich, dass wir nicht dieselbe Fachsprache sprachen und dass die Lernkurve sehr steil sein würde.

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🚩 Zweitens musste der vorhandene Datensatz erst einmal gründlich bereinigt werden, bevor er migriert werden konnte. Ich hatte den Prozess bereits in Gang gesetzt und hatte das Gefühl, dass es kein Zurück mehr gab.

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🚩 Ein weiterer Fehler war, dass wir nicht erkannt hatten, wie viel Arbeit die Konfiguration des Systems mit festem Code mit sich bringen würde, und dass es bei der Erstellung von Anfragen und Berichten weitaus weniger flexibel sein würde als die vorherige Plattform.

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🚩🚩 Es gab auch persönliche Anzeichen. Ich erwog, mich für die Festanstellung zu bewerben, war aber weiterhin in den Tagesablauf und dieses große Projekt eingebunden, was es mir schwer machte, Abstand zu gewinnen.

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🚩🚩 Außerdem war ich als Interimsdirektorin weiterhin als Managerin tätig: Meine Aufmerksamkeit galt gleichermaßen dem Erlernen der täglichen Betriebsabläufe, der Bewältigung der Auswirkungen der Pandemie, der Führung eines vollständig remote arbeitenden Teams und dem Einstieg in die Führungsarbeit auf Führungsebene.

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💣 Der eigentliche Fehler

Melissa: Der entscheidende Fehler war die Entscheidung, den Umstieg auf die neue Plattform fortzusetzen.

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Diese Entscheidung führte zu drei Jahren Erschöpfung im Team, Stress, Vertrauensverlust und einer Vernachlässigung dessen, was wirklich zählte: das Wohlergehen des Teams, die Beziehungen zur Gemeinschaft und eine solide interne Infrastruktur.

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Ich glaube, dass diese eine Entscheidung in fast allen Bereichen meiner Führungsaufgaben eine Kettenreaktion ausgelöst und sogar dazu beigetragen hat, dass wir Personal und Zeit verloren haben.

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Ich hatte mehrfach die Gelegenheit, den Prozess zu stoppen. Wir hätten das Projekt während des Personalwechsels unterbrechen und später, wenn sich die Lage stabilisiert hätte, wieder aufnehmen können.

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FuN: Wann hast du gemerkt, dass es eine schlechte Entscheidung war?

Melissa: Ich habe Jahre gebraucht, um das Ausmaß der Auswirkungen wirklich zu begreifen. Ich habe jede einzelne Folge als einen eigenständigen Verlust empfunden.

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Jedes Mal, wenn die Systementwicklung ins Stocken geriet, hatte ich das Gefühl, dass ich der Schwachpunkt war, dass ich diesen Stress auf mein Team übertrug und dass ich sowohl mein eigenes Vertrauen als auch das Vertrauen meines Teams in meine Entscheidungsfähigkeit verloren hatte.

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Natürlich gab es viele Faktoren, aber rückblickend hätte dieses Projekt in einer Zeit großer Veränderungen – Personalfluktuation, Homeoffice und Umstrukturierung des Teams – für Entlastung sorgen können.

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FuN: Wie bist du aus dieser Situation herausgekommen?

Melissa: Erst jetzt, fast vier Jahre später, hat sich das Team an das System gewöhnt und nutzt es effektiv, ohne dass es zu Überlastung aufgrund fehlender Kenntnisse kommt.
Die Ironie dabei ist, dass die alte Plattform zwei Jahre nach Beginn dieses schmerzhaften Prozesses von der neuen übernommen wurde. Wären wir dort geblieben, hätten wir während der Umstellung wahrscheinlich besseren Support gehabt.

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💡 Zusammenfassend lässt sich sagen…

Melissa: „Nichts in unserer Arbeit geht so schnell, dass wir nicht innehalten könnten. Nichts ist so dringend, dass es den Stress und die Erschöpfung des Teams rechtfertigen würde.“

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💡 FUN: Eile sollte nicht auf Kosten der Nachhaltigkeit gehen. Schaffe Entscheidungsrhythmen, die es ermöglichen, inne zu halten, die Lage neu zu bewerten und das Wohlbefinden zu schützen.

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Melissa: „Alle Verträge können neu verhandelt werden.“

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💡 FUN: Vereinbarungen müssen sich dem Kontext anpassen. Überprüfen Sie sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den aktuellen Prioritäten, Kapazitäten und strategischen Zielen im Einklang stehen.

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Melissa: „Nur weil jemand, dem wir vertrauen, eine Entscheidung getroffen hat, heißt das nicht, dass wir daran festhalten müssen, wenn sie nicht mehr funktioniert.“

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💡 FUN: Frühere Entscheidungen zu respektieren bedeutet nicht, an solchen festzuhalten, die nicht mehr sinnvoll sind. Ermutige die Teams, Dinge zu hinterfragen und sich anzupassen.

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Melissa: „Schnell / Günstig / Gut – such dir zwei davon aus.“

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💡 FUN: Verpflichtungen bringen Kompromisse mit sich. Mach diese von Anfang an deutlich, um die Erwartungen abzustimmen und unnötigen Druck zu vermeiden

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Melissa: „Man darf Projekte nicht nur aus einer einzigen Perspektive betrachten.“

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💡 FUN: Wenn viele komplexe Variablen im Spiel sind, steigt das Risiko. Und wenn das Risiko steigt, müssen das Kerngeschäft, das Wohlbefinden des Teams und die Beziehungen oberste Priorität haben.

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